Katalogsynchronisation (Punch-Out)

Einleitung

Im Kontext elektronischer Beschaffung spielt die Integration externer Kataloge eine entscheidende Rolle für Effizienz und Benutzerfreundlichkeit. Die sogenannte „Katalogsynchronisation“ – auch bekannt als „Punch-Out“ – beschreibt ein Verfahren, mit dem Einkäufer direkt aus dem ERP- oder eProcurement-System auf die Echtzeitdaten eines Lieferantenkatalogs zugreifen können. Dabei bleibt die technische Kontrolle im eigenen System, während die Inhalte extern gepflegt werden.

Begriffsklärung

„Punch-Out“ ist ein Standardverfahren, bei dem Nutzer während des Bestellprozesses das eProcurement-System temporär verlassen, um auf einen extern gehosteten Webkatalog zuzugreifen. Nach Auswahl der Produkte werden diese samt Preisen und Spezifikationen automatisch zurück ins interne System übertragen – ohne Medienbruch. Die Kommunikation erfolgt meist über standardisierte Protokolle wie cXML oder OCI.

Relevanz im eProcurement

Für Unternehmen bietet Punch-Out eine effiziente Möglichkeit, aktuelle Produktinformationen und individuelle Preiskonditionen direkt vom Lieferanten zu nutzen, ohne eigene Kataloge pflegen zu müssen. Gleichzeitig bleiben Genehmigungsworkflows, Budgetprüfungen und Bestellprozesse vollständig im firmeneigenen System verankert. Auch aus Sicht der Lieferanten ergibt sich ein Vorteil, da sie zentrale Inhalte und Sortimente flexibel aktualisieren können.

Typische Anwendungsfälle finden sich im indirekten Einkauf, insbesondere bei großen Sortimentsanbietern (z. B. Bürobedarf, IT-Komponenten, Ersatzteile).

Fazit

Die Katalogsynchronisation mittels Punch-Out ist ein bewährtes Mittel, um Beschaffungsprozesse zu vereinfachen und gleichzeitig die Datenqualität und Aktualität von Kataloginhalten sicherzustellen. In modernen eProcurement-Landschaften stellt sie ein zentrales Bindeglied zwischen ERP-System und Lieferanten dar.