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Einkauf im Wandel: Was die Sozialwirtschaft wirklich von Digitalisierung erwartet

Wie digital ist der Einkauf in der Sozialwirtschaft?

Welche Hürden erschweren den Alltag – und was wünschen sich Verantwortliche von einer idealen eProcurement-Lösung? Genau das wollten wir wissen – und haben über eine Umfrage Einblicke direkt aus der Branche erhalten.

Die Ergebnisse zeigen deutlich: Der Bedarf an professionellen, nutzerfreundlichen und integrierten eProcurement-Lösungen ist groß – und die Anforderungen sind klar umrissen.

Einkauf ohne Struktur – Digitalisierung noch in den Kinderschuhen

Mehr als 55 % der Befragten gaben an, über keine explizite Einkaufsabteilung zu verfügen. Der Einkauf wird häufig von Mitarbeitenden zusätzlich zur eigentlichen Tätigkeit mit übernommen – oft ohne zentrale Steuerung oder klare Abläufe. Der Digitalisierungsgrad liegt im Durchschnitt nur bei 2 von 5 Punkten. Excel-Tabellen, manuelle Genehmigungen und papierbasiierte Prozesse dominieren vielerorts den Arbeitsalltag.

Die größten Herausforderungen

Aus den Antworten kristallisieren sich drei zentrale Problemfelder heraus, die zu Ineffizienzen, Fehlerquellen und hohem Zeitaufwand führen:

💰

Fehlende Kostentransparenz

Ohne zentrale Systeme bleibt der Echtzeit-Überblick über Ausgaben und Budgets eine große Hürde.

⏳

Hoher manueller Aufwand

Zusätzliche manuelle Datenpflege bindet wertvolle Zeit der Mitarbeitenden im Einrichtungsalltag.

🔄

Keine einheitlichen Workflows

Fehlende standardisierte Abläufe erschweren die Beschaffung bei wachsender Komplexität.

Was wünscht sich die Branche?

Die Antworten auf die Frage nach der „perfekten Einkaufssoftware“ zeigen klar, worauf es ankommt:

✅

Durchgängige Digitalisierung

Papierfreier Einkaufsprozess von der Bedarfsermittlung bis zur Zahlung – mit klaren Rollen, Freigaben und Genehmigungen.

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Systemintegration

Nahtlose Anbindung an bestehende Branchensysteme wie SAP, Medifox oder Vivendi.

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Standardisierte Workflows

Einheitliche Prozesse über alle Einrichtungen hinweg – mit spezifischen Warenkörben und klaren Freigaben.

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Automatisierung

Automatische Rechnungsfreigabe bei Übereinstimmung mit Bestellung und Wareneingang.

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Konditionsmanagement

Zentrale Verhandlung von Rahmenverträgen und regionale Einkaufsvorteile optimal nutzen.

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Usability

Eine nutzerfreundliche Anwendung, die den Mitarbeitenden den echten Mehrwert im Alltag sofort aufzeigt.

Fazit & Ausblick

Die Ergebnisse der Umfrage in der Sozialwirtschaft zeigen: Der Bedarf an digitalen, durchgängigen Einkaufsprozessen ist groß. Umso erfreulicher ist es, dass unsere bestehende Lösung CM Procure all diese Anforderungen bereits heute erfüllt.

Bereit für die Praxis: CM Procure & ComfortMarket

Vom papierlosen Workflow über individuelle Genehmigungsprozesse bis hin zu Schnittstellen zu Branchensystemen wie Diamant – mit ComfortMarket bieten wir ein System, das alle notwendigen Funktionen vereint. Das zeigt uns: Eine neue Lösung ist nicht nötig – sondern eine passgenaue Ausrichtung auf die Sprache, Anforderungen und Prozesse der Branche.

Unser nächster Schritt: Gemeinsam mit ausgewählten Partnern aus der Sozialwirtschaft möchten wir CM Procure weiter auf branchenspezifische Begriffe, Workflows und Warenkörbe anpassen und sichtbar als Branchenlösung etablieren. So schaffen wir ein System, das sich optimal in den Bedürfnissen der Einrichtungen wiederfindet.