Wie digital ist der Einkauf in der Sozialwirtschaft? Welche Hürden erschweren den Alltag – und was wünschen sich Verantwortliche von einer idealen eProcurement-Lösung? Genau das wollten wir wissen – und haben über eine Umfrage Einblicke direkt aus der Branche erhalten. Die Ergebnisse zeigen deutlich: Der Bedarf an professionellen, nutzerfreundlichen und integrierten eProcurement-Lösungen ist groß – und die Anforderungen sind klar umrissen.

Einkauf ohne Struktur – Digitalisierung noch in den Kinderschuhe

Mehr als 55 % der Befragten gaben an, über keine explizite Einkaufsabteilung zu verfügen. Der Einkauf wird häufig von Mitarbeitenden zusätzlich zur eigentlichen Tätigkeit mit übernommen – oft ohne zentrale Steuerung oder klare Abläufe. Der Digitalisierungsgrad liegt im Durchschnitt nur bei 2 von 5 Punkten. Excel-Tabellen, manuelle Genehmigungen und papierbasierte Prozesse dominieren vielerorts den Arbeitsalltag.

Die größten Herausforderungen

Aus den Antworten kristallisieren sich drei zentrale Problemfelder:

• Fehlende Kostentransparenz
• Hoher manueller Aufwand
• Keine einheitlichen Workflows

Diese Herausforderungen führen zu Ineffizienzen, Fehlerquellen und einem hohen Zeitaufwand – insbesondere bei wachsender Komplexität in der Beschaffung.

Was wünscht sich die Branche?

Die Antworten auf die Frage nach der „perfekten Einkaufssoftware“ zeigen, worauf es ankommt:

✅ Durchgängige Digitalisierung: Papierfreier Einkaufsprozess von der Bedarfsermittlung bis zur Zahlung – mit klaren Rollen, Freigaben und Genehmigungen.
✅ Systemintegration: Nahtlose Anbindung an bestehende Systeme wie SAP, Medifox oder Vivendi.
✅ Standardisierte Workflows: Einheitliche Prozesse über alle Einrichtungen hinweg – mit spezifischen Warenkörben und klaren Freigaben.
✅ Automatisierung: Automatische Rechnungsfreigabe bei Übereinstimmung mit Bestellung und Wareneingang.
✅ Konditionsmanagement: Zentrale Verhandlung von Rahmenverträgen und regionale Einkaufsvorteile.
✅ Usability: Nutzerfreundliche Anwendung, die Mitarbeitenden den Mehrwert klar aufzeigt.

Fazit

Die Ergebnisse der Umfrage in der Sozialwirtschaft zeigen: Der Bedarf an digitalen, durchgängigen Einkaufsprozessen ist groß – die Herausforderungen sind bekannt, die Wünsche der Einrichtungen klar formuliert. Umso erfreulicher ist es, dass unsere bestehende Lösung CM Procure alle dieser Anforderungen bereits heute erfüllt.

Vom papierlosen Workflow über individuelle Genehmigungsprozesse bis hin zu Schnittstellen zu Branchensystemen wie Diamant – mit ComfortMarket bieten wir ein System, das alle notwendigen Funktionen vereint. Das zeigt uns: Eine neue Lösung ist nicht nötig – sondern eine passgenaue Ausrichtung auf die Sprache, Anforderungen und Prozesse der Branche.

Unser nächster Schritt: Gemeinsam mit ausgewählten Partnern aus der Sozialwirtschaft möchten wir CM Procure weiter auf branchenspezifische Begriffe, Workflows und Warenkörbe anpassen und sichtbar als Branchenlösung etablieren. So schaffen wir ein System, das nicht nur leistungsfähig ist, sondern sich auch in der Sprache und den Bedürfnissen der Einrichtungen wiederfindet.

Wir danken allen Teilnehmenden für ihre Offenheit und ihren Input – und freuen uns darauf, gemeinsam den Einkauf in der Sozialwirtschaft nachhaltig zu digitalisieren.