In der digitalen Beschaffung zählt nicht nur, welche Softwarelösungen genutzt werden, sondern auch, wie gut sie miteinander vernetzt sind. Genau hier liegt eine der größten Stärken von ePhilos: maßgeschneiderte Schnittstellenlösungen, die Systeme nahtlos miteinander verbinden und für effizientere Prozesse sorgen.
Ein erfolgreiches Beispiel dafür ist unser Projekt mit der GBA Group, bei dem wir unsere eProcurement-Lösung ComfortMarket mit dem Dokumentenmanagement-System DocuWare verknüpft haben. Ziel war es, den Rechnungsprüfungsprozess zu automatisieren und den manuellen Aufwand im Bestell- und Freigabeprozess deutlich zu reduzieren.

Die Herausforderung: Informationslücken zwischen Systemen im Rechnungsprüfungsprozess
In vielen Unternehmen laufen Einkaufs- und Rechnungsprozesse über verschiedene Systeme, die oft nicht effektiv miteinander kommunizieren. Dies führt zu zeitintensiven manuellen Überprüfungen, doppelter Datenpflege und einer allgemeinen Intransparenz. Die GBA Group stand vor genau dieser Herausforderung: Bestellungen wurden in ComfortMarket erfasst, während die Rechnungsprüfung in DocuWare stattfand, ohne dass eine direkte Verbindung zwischen den Systemen bestand – bis jetzt.

Die Lösung: Eine maßgeschneiderte Schnittstelle
Um die Prozesse zu optimieren, haben wir eine individuelle Schnittstelle entwickelt, die Bestell- und Wareneingangsdaten automatisch an DocuWare überträgt.
✔ Automatische Übermittlung der Bestellungen: Sobald eine Bestellung an den Lieferanten gesendet wird, wird sie parallel in DocuWare hinterlegt.
✔ Synchronisierung der Wareneingänge: Jedes Wareneingangsbuchung wird in Echtzeit übermittelt, inklusive des Status „Wareneingang abgeschlossen ja/nein“.
✔ Lückenlose Nachverfolgbarkeit: Alle Daten stehen in beiden Systemen sofort zur Verfügung – das reduziert Fehler und beschleunigt Freigabeprozesse.

Das Ergebnis: Schnellere Prozesse, weniger Aufwand
Die neue Schnittstelle sorgt dafür, dass Bestellungen und Wareneingänge direkt in den Rechnungsprüfungsprozess einfließen. Die manuelle Dateneingabe wurde erheblich reduziert, Fehlerquellen minimiert und die gesamte Prozesslaufzeit verkürzt. Das bedeutet für die GBA Group mehr Effizienz, bessere Transparenz und eine höhere Datenqualität.

Schnittstellen sind unsere Stärke!
Dieses Projekt zeigt einmal mehr: Wir machen Systemintegration einfach. ePhilos hat bereits zahlreiche Unternehmen dabei unterstützt, ihre Einkaufs- und Rechnungsprozesse durch smarte Schnittstellen zu optimieren – sei es zu ERP-Systemen, Lieferantenplattformen oder Dokumentenmanagement-Systemen wie DocuWare.

Haben auch Sie Informationslücken in Ihren Einkaufsprozessen? Wir finden die passende Lösung für Ihre Systemlandschaft!

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