Verträge zum Vertragen verwalten

Die Vertragsverwaltung ist ein wesentlicher Bestandteil des Vertragsmanagements und hat als wesentliche Aufgabe die Darstellung von vertragsrelevanten strukturierten Informationen.

Die Optimierung im Vertragswesen im Beschaffungsbereich setzt jedoch neben den erwähnten Aspekten auch das Abbilden der relevanten Vertragsprozesse voraus. Diese Prozesse können im Allgemeinen wie folgt definiert werden:

  • Strukturiertes Ablegen von Verträgen
  • Suche / Auswahl von Verträgen nach z.B. nach Warengruppen, Vertragslaufzeit, Best Contract
  • Hinterlegung von Verantworlichkeiten (Lese-/ Schreibrechte, Bestell-/Abrufrecht)
  • Bestellanforderung / Leistungsabruf aus gewählten Verträgen
  • Genehmigungsprozesse (wie z. B. Unterschriften)
  • Vertragserfüllung (in Anlehnung an die Vertragsbedingungen)
  • Überwachung von Fristen, insbesondere Kündigungstermine und -fristen
  • Vertragsarchivierung


Um die erwähnte Optimierung und damit auch zusammenhängend die Effizienz im Vertragswesen stets zu gewährleisten, sollten mit Hilfe der Vertragsverwaltung bspw. auch Verantwortlichkeiten (sowohl extern als auch intern) und selbstverständlich auch die Vertragspartner eindeutig erfasst und definiert werden können (qualitätssichernde Maßnahmen im Rahmen des Vertragsmanagements).

Im Zusammenspiel mit dem Lieferantenmanagement, dem Supplier Relationship Managements, können Lieferantenbewertungen erstellt werden. Die Abbildung von Audits, um die Qualitätssicherung der Lieferanten zu gewährleisten, ist basierend auf dem Formulardesigner möglich.