eInvoicing

Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsstellung?

Der Wechsel von der Rechnung per Post zum elektronischen Austausch spart einem Unternehmen Kosten und Zeit. Auf Seiten des Rechnungsstellers entfallen die Aufwendungen für Druck, Distribution und Porto. Auf Seiten des Rechnungsempfängers entfallen die Kosten für die manuelle Rechnungsbearbeitung. Verarbeitet das Unternehmen Papierrechnungen bereits elektronisch, entfällt durch die elektronische Rechnungszustellung das Scannen der Dokumente und das Erfassen von Rechnungsdaten.

ComfortMarket nimmt gerne Online-Rechungen Ihrer Lieferanten entgegen, prüft diese automatisiert gegen die Bestellung und leitet sie direkt an die Buchhaltung weiter. Nur im Falle von Differenzausweisung geht der Vorgang zur Überprüfung zum Facheinkauf.

Alternativ bietet ePhilos das Gutschriftsverfahren an. Im Regelfall basiert die Gutschrift auf alle bestätigten Warenlieferungen bei der Wareneingangskontrolle.

Wie viel lässt sich sparen?

Eine Studie der Europäischen Kommission hat Einsparungen von 72 Prozent beim Wechsel von der herkömmlichen Papierrechnung zur elektronischen Rechnung festgestellt. In einer weiteren Untersuchung wurde ermittelt, dass eine per Post versendete Rechnung im Durchschnitt mit 16,16 Euro zu Buche schlägt, während der Gesamtprozess des standardisierten Datenaustauschs zwei Euro kostet.

Gesetzgeber erleichtert das eInvoicing

Bereits seit dem 1. Juli 2011 gelten vereinfachte gesetzliche Bedingungen für den elektronischen Rechnungsversand. Unternehmen können auf die qualifizierte digitale Signatur oder EDI verzichten, wenn sie interne Prüfverfahren einsetzen.

Die im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes beschlossenen neuen rechtlichen Regelungen gelten für alle Unternehmensumsätze, die ab dem 1. Juli 2011 getätigt werden. Initiiert wurden sie durch eine Vorgabe der EU aus dem vergangenen Jahr, nach der es nicht mehr zwingend erforderlich sein soll, elektronische Rechnungen entweder mit einer qualifizierten digitalen Signatur zu versehen oder über EDI zu verschicken.

Beide Verfahren haben unverändert Gültigkeit und werden vom Gesetzgeber als besonders geeignete Verfahren für elektronische Rechnungen herausgestellt – Unternehmen können nun jedoch eine dritte Variante wählen. Sie besagt, dass die Unternehmen nur noch die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnungen gewährleisten müssen. Dies kann durch jegliches innerbetriebliches Kontrollverfahren erreicht werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft.